Pourquoi un système d’information des ressources humaines (SIRH)
Un système d’information des ressources humaines intègre en son sein des outils dont la maîtrise accroît considérablement la qualité de travail. Cependant il y a quelques mesures de précaution à observer pour sa pérennité et l’atteinte de son objectif.
Les avantages d’un système d’information des ressources humaines sont énormes. Ils portent sur le travail (son organisation et ses finalités), la motivation des utilisateurs et le renforcement de l’image de marque de l’entreprise.
Un SIRH permet une gestion optimale des dossiers individuels. Il offre des possibilités de gérer et de restituer les éléments du dossier personnel par :
- la création des éléments minima d’un dossier ;
- gestion administrative et financière ;
- restitutions individuelles (fiche de synthèse, CV, informations, retraite, bulletins de salaire).
Le système d’information RH est aussi une base de données (mémoire évolutive d’une structure). En ce sens, il dispose de fonctions relatives à l’organisation des moyens et compétences. Elles permettent de :
- gérer les structures administratives (unités structurelles),
- gérer les postes et les données les concernant (fiche de poste, fiche de fonction, compétences, activités, …)
- affecter judicieusement les ressources humaines,
- répartir les moyens entre les services et de gérer leur consommation (nombre de fiches de demande de congé, blouses de travail, autres avantages),
La gestion opération de proximité (GOP) est la technique par laquelle, un SIRH permet de gérer les éléments du dossier d’un agent qui relèvent du responsable hiérarchique. C’est notamment :
- la gestion des présences, des autorisations d’absence, des congés annuels et de l’arrêt de travail ;
- l’évaluation ou la notation,
- la gestion du parcours professionnel,
- la gestion des activités d’un agent ;
En outre, des fonctions permettent de gérer les référentiels de l’entreprise par :
- les règles de gestion,
- les documents (fiches emplois-type, fiches de poste),
- les modèles de décisions (avis des différents managers, décisions DG), de note de service, de circulaire ;
- les modèles d’arrêtés ;
- l’archivage numérique.
En plus de tous ces avantages, le SIRH offre des fonctions transversales et des utilitaires qui peuvent être :
- des fonctions de recherche et d’édition,
- des outils permettant de créer des transactions de saisie de masse, de demande, d’avis …
- des possibilités de développement du serveur vers d’autres types d’objectifs,
Toutefois, la tenue d’un SIRH exige l’observation de quelques règles préventives.
Comme tout outil de travail, un SIRH se préserve contre toutes situations malencontreuses telles que :
- le piratage des données,
- les accès insécurisés,
- la perte des données,
Ce constat renvoie à une prise de mesures de sécurité, de la duplication des données et de leur sauvegarde dans des armoires ignifugées.