Les outils de la Gestion du Personnel

Publié le par Danniel SAWADOGO

Au nombre des outils consacrés à la gestion du Personnel on peut citer :

-          Les documents du cadre juridique : Le cadre juridique est composé des sources de droit en l’occurrence les traités internationaux en matière de travail, les conventions internationales, la constitution mais encore et surtout le code du travail (notamment pour le secteur privé ou applicable aux contractuels de la Fonction publique), les décrets et autres textes législatifs encadrant l’activité professionnelle dans un Etat.

A côté de ce cadre légal, il y a aussi le cadre réglementaire à l’instar du Règlement intérieur, du manuel de procédures, d’accords d’établissement et bien d’autres documents encore sui generis.

-          Les documents administratifs : dans cette catégorie on peut citer : le fichier du personnel, les registres (de paie, de sécurité au travail, des accidents et maladies professionnelles), les notes de service, le bilan social, les attestations et autres documents internes à l’organisation comme l’organigramme.

-          Les documents stratégiques : dans un souci de synergie et de cohérence de la stratégie, la fonction Gestion du Personnel par le biais de la Direction des RH participe à l’élaboration du Plan stratégique de l’organisation et d’autres documents comme le Plan de formation, le Plan de communication, le Plan de GPEC, etc. Sur les questions qui touchent au personnel, le service de Gestion du Personnel est tenu de fournir des informations soit sous forme de conseils, de données (effectifs, flux des personnels, indicateurs sociaux, coûts salariaux.) soit sous forme de mise en garde sur l’impact des décisions stratégiques sur le capital humain.

Les référentiels de compétence, la cartographie des métiers, le répertoire des emplois, la fiche de poste sont aussi des outils qu’un gestionnaire du personnel utilise dans le champ d’action qu’est le sien au service de la performance de l’organisation.

·                    le référentiel de compétences 

C’est un document qui renseigne sur les différents types de compétences requises dans un emploi et le niveau de maîtrise souhaité pour chacune d’elles. Ces compétences sont rangées en quatre (04) rubriques que sont les compétences techniques, d’adaptation, d’organisation et relationnelle. Chaque situation de travail sollicite ces différentes compétences. Un individu compétent, c’est celui qui a le savoir-faire ou l’expertise correspondant à son profil. En sus de cela, la compétence se saisit aussi grâce à la capacité que détient l’individu à évoluer vers d’autres domaines ou à suivre l’évolution des métiers ou des emplois. La compétence d’organisation est cette aptitude à maîtriser le contexte de travail et les éventuelles pressions de l’environnement (nombre de malades pour un médecin, nombre de dossiers à traiter dans l’urgence pour un administratif). Enfin, la compétence relationnelle est cette capacité à savoir mobiliser des réseaux sociaux, à travailler en équipe ou même à traiter des problèmes des usagers en leur offrant un service de qualité accompagné par exemple d’un sourire, d’une écoute active.

 

·                    la cartographie des métiers

Elle est un outil qui dresse un inventaire de tous les métiers présents dans l’organisation. Cela ne se réduit pas seulement au cœur de métier ou au métier de base. Les métiers connexes sont aussi à prendre en compte à l’instar des activités support comme le métier de comptable, de RH et de logistique. Dans la fonction publique, cela peut se faire sur la base des qualifications des personnels.

Il est important pour les Gestionnaires du personnel de connaître les métiers de leurs agents, et comment ils se repartissent au niveau de ces différents métiers ainsi que les implications organisationnelles de ceux-ci dans la recherche de la performance. A la suite, des anticipations peuvent être décidées et donner lieu aux actions RH telles que la formation, la réorganisation, le recrutement et la mobilité (interne ou externe).

·                    le répertoire des emplois

Ce répertoire est un outil grâce auquel on identifie tous les empois présents dans l’organisation. Après les avoir recensés séparément, on les insère au sein des emplois-types. C’est un outil utilisé pour faciliter l’analyse de leur contenu et de leur pertinence. Dans le cadre de la gestion des bases de données RH, les Gestionnaires du Personnel s’en servent pour veiller aux mouvements du personnel au niveau des emplois et d’identifier les emplois où les demandes de mutations sont les plus élevées, les emplois qui posent le problème de motivation ou d’amélioration des conditions de travail ou ceux dont on n’a pas la maîtrise des effectifs. C’est un outil utilisé aussi dans le cadre de la GPEC.

·                    la fiche de poste

Dans le cadre de la répartition des rôles au sein de l’organisation, elle  renseigne sur les missions de chaque poste et les activités afférentes. Elle sert aussi de base à l’entretien annuel d’évaluation. Grâce à elle on peut aussi juger de l’utilité d’un poste, de ses relations avec les autres, des contraintes organisationnelles qu’il implique  et aussi de sa contribution à l’atteinte des objectifs.

Cependant, il sied de préciser que la multitude des outils peut poser le problème de leur gestion. La dérive peut être la saturation des procédures et la faible motivation de l’encadrement moyen quant à leur utilisation.

Pour éviter cela, l’implication des opérationnels et de l’encadrement de proximité est importante allant de leur élaboration jusqu’à leur utilisation. Il est important de les élaborer en tenant compte des réalités de terrain. Les opérationnels peuvent fournir les informations les plus pertinentes sur la question.

© Danniel SAWADOGO

Publié dans Outils de GRH

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